総務の未来は生成AI?効率化と課題の攻略法とは

はじめに

近年、生成AIはビジネスシーンで注目を集めています。総務部門でも、生成AIの活用が検討されつつあります。生成AIは、業務の効率化や省力化に役立つ一方で、課題も存在します。本記事では、総務部門における生成AI活用の可能性と留意点について解説します。

総務業務には、定型的な作業が多く存在します。生成AIを活用することで、こうした作業を効率化できる可能性があります。

FAQ(よくある質問)は、社内外の問い合わせに対応するための重要なツールです。しかし、FAQ作成や更新は手作業で行われることが多く、コストと時間がかかります。生成AIを活用すれば、過去の問い合わせデータから自動的にFAQを生成することが可能です。

例えば、チャットボットの会話履歴から、よくある質問とその回答を抽出し、FAQ形式で出力することができます。これにより、業務負荷の軽減と最新の情報提供が実現できます。

総務部門は、さまざまな社内規程の策定や改訂を担当します。規程作成には、法令や社内ルールの確認、文書の執筆、レビューなど、複数の手順が含まれます。生成AIを活用すれば、規程の下書きを自動生成できるため、業務効率が大幅に向上します。

従来の規程作成プロセス	生成AI活用後のプロセス
法令や社内ルールの確認規程の執筆関係者によるレビュー修正・最終化	法令や社内ルールの確認生成AIによる規程の自動生成関係者によるレビュー修正・最終化

生成AIは、与えられた条件から適切な文章を生成できるため、規程類の下書きを短時間で作成することができます。これにより、業務負荷が軽減され、より効率的な規程管理が可能になります。

総務部門では、さまざまな文書の作成が求められます。例えば、会議資料、企画書、報告書、マニュアルなどです。生成AIを活用すれば、こうした文書の下書きを自動生成できるため、作業時間の短縮が期待できます。

また、生成AIには、文書の構造やスタイルを指定して生成する機能もあります。これにより、文書の体裁が統一され、品質の向上も見込めます。

生成AIを総務業務に活用する際には、いくつかの課題と留意点があります。

生成AIは、膨大な量のデータから学習しています。そのため、学習データに著作権や個人情報が含まれている可能性があります。企業は、こうしたデータの扱いに注意を払う必要があります。

また、学習データにバイアスがある場合、生成AIの出力にも偏りが生じる可能性があります。多様性への配慮が重要です。

生成AIが出力したコンテンツについて、誰がその責任を負うのかという問題があります。出力内容に誤りや不適切な表現があった場合の対応を、事前に検討しておく必要があります。

生成AIのアウトプットを活用する際には、最終的な確認作業を人間が行う必要があり、AIに完全に依存することはできません。

生成AIシステムには、情報漏えいのリスクが存在します。企業の機密情報や個人情報が学習データに含まれている可能性があるためです。セキュリティ対策を徹底し、情報の取り扱いには十分な注意を払うべきです。

また、生成AIシステムへの不正アクセスを防ぐ対策も求められます。シンプルなパスワード設定では不十分で、複数の認証方式を組み合わせる必要があります。

神奈川県では、2023年5月末から職員30名による生成AIの試行利用を行いました。試行結果を踏まえ、9月中旬から順次、各業務において生成AIの活用を開始します。

神奈川県は、職員が安全かつ効果的に生成AIを利用するための「生成AI活用ガイドライン」を策定しました。このガイドラインには、以下の内容が含まれています。

ガイドラインに沿って、職員向けの研修も実施されます。研修では、生成AIの特性や限界、適切な活用方法などが説明されます。

神奈川県では、生成AIを以下のような業務に活用することを想定しています。

生成AIの出力は、職員がレビューを行い、必要に応じて修正を加えることになります。また、秘匿情報の取り扱いなど、セキュリティ対策にも注力する予定です。

生成AIの総務業務への活用は、業務効率化と省力化に大きく貢献できる可能性があります。一方で、学習データへの配慮、発言内容の責任の所在、セキュリティ対策など、課題も存在します。

神奈川県のように、生成AIの試行利用を行い、課題を洗い出した上で、ガイドラインを策定し、段階的に導入を進めていくアプローチが有効でしょう。生成AIを賢く活用することで、総務業務の更なる生産性向上が期待できます。

生成AIを活用すれば、FAQ作成や規程類の自動生成、文書作成の効率化が可能です。業務負荷の軽減と生産性の向上が期待できます。

学習データへの配慮、発言内容の責任の所在、セキュリティ対策など、課題はいくつも存在します。生成AIに完全に依存するのではなく、人間による最終確認が必要です。

神奈川県では職員による試行利用を経て、ガイドラインを策定し、企画立案、広報、法務、資料作成など、様々な業務での活用を開始しています。セキュリティ対策にも注力しています。

試行利用を行い、課題を洗い出した上でガイドラインを策定し、段階的に導入を進めていくアプローチが有効です。生成AIを賢く活用することで、総務業務の生産性向上が期待できます。