会議の効率アップは生成AI搭載会議ツールで解決!導入で変わる会議の姿

はじめに

ビジネスの現場において、会議は重要な役割を果たしています。しかし、会議の開催と議事録の作成には多くの時間と手間がかかるのが実情です。そこで注目されているのが、生成AI搭載の会議支援ツールです。このツールは、会議の音声をテキストデータに変換し、議事録を自動生成するだけでなく、要約や重要ポイントの抽出、タスク管理など、さまざまな機能を備えています。本記事では、生成AIを活用した会議支援ツールについて、その機能や導入メリット、選び方のポイントなどを解説していきます。

生成AIを活用した会議支援ツールの機能

生成AIを搭載した会議支援ツールは、会議の効率化と生産性向上に大きく貢献します。主な機能は以下の通りです。

音声のテキスト化と議事録自動生成

ツールの核となる機能が、会議の音声をリアルタイムでテキストデータに変換し、議事録を自動生成する機能です。高精度の音声認識エンジンを搭載しているため、発言内容を正確にテキスト化できます。また、発言者の識別や話者分離も可能なツールもあり、誰が何を発言したかが一目でわかります。

自動生成された議事録は、後からでも編集や加筆が可能です。会議中に漏れた部分を補完したり、重要なポイントを強調することもできます。完成した議事録は、PDFやWordなどの形式でメンバー間で共有できるため、情報の伝達ロスを最小限に抑えられます。

要約機能

長時間の会議の場合、議事録を一からチェックするのは大変な作業です。そこで重宝するのが、要約機能です。この機能は、AIが自動的に会議の要点や結論部分を抽出して要約を作成してくれます。ツールによっては、指定した文字数で要約することも可能です。

要約機能を活用すれば、会議の内容を短時間で把握できるため、多くの会議に参加しているビジネスパーソンにとって非常に便利です。また、会議に欠席した人への情報共有にも役立ちます。

重要ポイントの抽出とタグ付け

自動要約に加えて、重要なキーワードやタスク、ToDo項目などを自動で抽出し、タグ付けしてくれる機能も搭載されています。これにより、会議の中で重要なポイントをすばやく把握することができます。特にアクションアイテムが明確になるため、会議後の業務フォローアップが円滑になります。

また、過去の会議録からキーワードを検索できるツールもあり、類似のテーマの会議内容を参照しやすくなります。このように重要情報の抽出・管理機能は、会議の生産性を大きく向上させる役割があります。

多言語対応と翻訳機能

グローバル企業での利用を見据え、多言語に対応した議事録作成ツールも登場しています。英語や中国語、スペイン語など、30か国語以上に対応しているツールもあり、会議の音声を自動で翻訳してテキスト化します。また、テキストから英語に翻訳する機能も備わっているため、海外拠点との情報共有にも活用できます。

一部のツールでは、自社での専門用語を辞書登録することで、固有名詞への対応力を高めることもできます。多言語対応と高度な翻訳機能は、グローバル企業にとって非常に魅力的な機能です。

生成AIツールの導入メリット

生成AIを搭載した会議支援ツールを導入することで、様々なメリットが期待できます。

議事録作成の大幅な効率化

従来は人手で会議の内容を文字起こしし、議事録を作成していました。しかし、生成AIツールを活用すれば、音声認識と自動生成機能により、この作業を自動化できます。作業時間が大幅に短縮されるため、業務の効率化と生産性の向上につながります。

また、会議中に議事録を作成する必要がなくなるため、メンバーは集中して議論に参加できるようになります。会議の質の向上にもつながるでしょう。

業務負担の軽減

議事録作成業務は、通常、特定の社員に集中する傾向があります。しかし、AI議事録ツールを導入すれば、その負担が軽減されます。人的リソースを別の重要業務に振り分けることができ、組織全体の生産性向上につながります。

さらに、議事録の完成度が向上するため、加筆修正の手間も減らせます。会議の効率化に加えて、全体的な業務の最適化にも寄与するのが大きなメリットです。

情報共有と意思決定の迅速化

生成AIツールで作成された議事録は、すばやく関係者と共有できます。全員が同じ内容を確認できるため、意思疎通の円滑化と意思決定の速度アップにつながります。また、過去の議事録を参照しやすくなるため、次の会議の準備にも役立ちます。

情報共有の迅速化により、組織全体の意思決定プロセスが合理化され、業務の効率化が期待できます。競争の激しいビジネス環境下で、迅速な判断が求められる中、AIツールの導入は大きな武器になるでしょう。

生成AI会議支援ツールの選び方

市場には様々な生成AIツールが提供されており、自社の業務内容やニーズに合わせて最適なツールを選ぶ必要があります。選定のポイントは以下の通りです。

ツール機能の検討

自社のニーズに合わせて、必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。オンライン会議ツールとの連携機能の有無なども確認するとよいでしょう。

音声認識の精度

ツールの中核をなすのが音声認識の精度です。高い精度が担保されていないと、議事録の信頼性が損なわれてしまいます。特に、専門用語の認識力や騒音への対応力なども重要なポイントです。

一部のベンダーでは、無料の体験版を提供しているため、実際に音声認識の精度をチェックしてみるのがよいでしょう。また、辞書登録により精度を高められるツールもあります。

ユーザビリティと操作性

AIツールといえども、機能があふれすぎると使いづらくなる可能性があります。そのため、シンプルで分かりやすいUIやキーボード・音声操作に対応しているかなど、ユーザビリティと操作性もチェックが必要です。

初心者でも簡単に扱えるツールを選ぶと、導入初期の戸惑いを最小限に抑えられます。社内での浸透と定着がスムーズに進むでしょう。

価格とサポート体制

価格と費用対効果は見逃せないポイントです。一般的には月額課金制が多く、利用者数や機能の有無によって料金が異なります。できれば無料の体験版があり、導入の前に費用対効果を検証できるものがよいでしょう。

また、ベンダーの技術サポート体制も重要です。質問や問題発生時の対応力が高いベンダーを選ぶことで、安心してツールを活用できます。

導入事例と今後の展望

生成AIを搭載した会議支援ツールは、すでに多くの企業で導入が進んでいます。

導入事例

大手損害保険会社のあいおいニッセイ同和損保では、Teams会議の議事録を自動で要約するAIツールを2023年に開発・導入しました。プロンプトの入力が不要で誰でも使えるツールだったため、わずか3か月で約800人のアクティブユーザーを獲得。社員から「手直しするだけで楽だ」と好評を博しています。

また、時空テクノロジーズの「ログミーツ」は全国200以上の自治体に導入されています。オンラインと対面の会議に対応しており、シンプルな操作性と高精度な文字起こしが評価されています。

今後の展望

AIの技術進化に伴い、会議支援ツールの機能はさらに高度化していくと予想されます。例えば、より高精度な音声認識エンジンによる文字起こし精度の向上や、パターン分析による自動要約機能の高度化などが期待できます。

また、ツール連携による支援の広がりも考えられます。会議前のアジェンダ作成からチャット、資料共有、アクション管理など、会議のライフサイクル全体をカバーするシームレスなツール体験が実現するかもしれません。

AIツールの活用により会議の生産性が大きく向上すれば、業務プロセス全体の改革や、新たなワークスタイルの確立につながるでしょう。人手で対応していた非効率な業務からの解放に貢献できるのが、生成AIを搭載した会議支援ツールの魅力なのです。

まとめ

生成AIを搭載した会議支援ツールは、音声認識とAI自動生成機能により、議事録作成業務を大幅に効率化できます。要約機能や重要ポイントの抽出、多言語対応なども備わっており、会議そのものの質の向上と生産性の大幅な向上が期待できます。

ツール選定に当たっては、機能、精度、操作性、価格などを総合的に検討する必要があります。企業の規模や業務内容に合わせて適切なツールを選び、効果的に活用することが重要です。

AI技術の進化により、今後はさらに高度な会議支援ツールが登場し、業務の効率化と新しいワークスタイルの確立に寄与していくことでしょう。会議業務の負担を軽減するだけでなく、組織全体の意思決定プロセスの改革にもつながる可能性を秘めた注目のツールといえるでしょう。

よくある質問

生成AIを搭載した会議支援ツールの主な機能は何ですか?

生成AIを搭載した会議支援ツールの主な機能は、音声のテキスト化と議事録の自動生成、会議の要約、重要ポイントの抽出と管理、多言語対応と翻訳機能などです。これらの機能により、会議の効率化と生産性の向上が期待できます。

生成AIツールを導入する主なメリットは何ですか?

生成AIツールを導入することで、議事録作成の大幅な効率化、業務負担の軽減、情報共有と意思決定の迅速化などのメリットが期待できます。これにより、会議の質の向上や組織全体の業務最適化につなげることができます。

生成AIツールを選ぶ際のポイントは何ですか?

生成AIツールを選ぶ際のポイントは、必要な機能の検討、音声認識の精度、ユーザビリティと操作性、価格とサポート体制などです。自社の業務内容やニーズに合わせて最適なツールを選ぶことが重要です。

生成AIツールの今後の展望はどのようなものですか?

AIの技術進化に伴い、生成AIツールの機能はさらに高度化していくと予想されます。例えば、より高精度な音声認識や自動要約機能の向上、ツール連携によるシームレスな支援など、会議の生産性を大きく向上させる可能性があります。これにより、業務プロセス全体の改革やワークスタイルの確立につながることが期待されます。