契約書作成は重要な業務ですが、手作業では時間とコストがかかります。本ブログでは、効率化のための自動契約書作成ツールについて、概要から利点、主な機能、選び方のポイントまでを詳しく解説しています。自社の課題に合わせてツールを選ぶコツも押さえているので、契約業務の最適化に役立つ情報が満載です。
1. 自動契約書作成の概要
契約書は、ビジネスにおける取引や合意を明確にするための重要な文書です。しかし、その作成には多くの時間と労力がかかることがあります。そこで登場するのが「自動契約書作成」のシステムです。このシステムは、契約書の作成を効率化し、ヒューマンエラーを減少させることを目的としています。
自動契約書作成とは？
自動契約書作成とは、契約書のひな形やテンプレートを使用して、必要な情報を入力することで自動的に契約書を生成するプロセスです。このプロセスは、以下のような方法で行われます。
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テンプレート利用: 契約タイプに応じたテンプレートを選び、必要な情報を埋め込むことで迅速に契約書を作成できます。例えば、売買契約書や業務委託契約書など、それぞれの契約に特化したテンプレートが提供されているため、専門的な知識がなくてもスムーズに作業が進行します。
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情報の自動収集: 一部のシステムでは、自社のデータベースや他のアプリケーションと連携し、自動的に必要な情報を収集する機能が備わっています。これにより、手動で情報を入力する手間が省け、誤りのリスクも軽減されます。
自動契約書作成のメリット
自動契約書作成の導入には、多くのメリットがあります。
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時間の節約: 契約書を一から手作業で作成するのは非常に時間がかかりますが、自動化によりこれを大幅に短縮できます。
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コスト削減: 契約書作成にかかる工数の軽減は、人的リソースの削減にもつながります。その結果、業務の効率化が進み、コストの削減が実現します。
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ミスの削減: 人間が行う作業には必ずミスが伴います。自動化によりルールに基づく作成プロセスが確立されるため、ミスのリスクが低減します。
自動契約書作成の今後の展望
今後、自動契約書作成はますます進化し、AI技術の進化によって、さらなる効率化が期待されています。例えば、AIが過去の契約書の分析を通じて、より適切な条文や条件を提案するような機能が一般化される可能性があります。また、契約書の管理や検索機能も向上し、契約書業務の全体的な効率がさらに高まるでしょう。
2. クラウド契約書サービスの利点
クラウド契約書サービスの導入は、契約書業務において多岐にわたる利点を提供します。以下にその主要な利点を紹介します。
1. 業務の効率化
クラウド契約書サービスを利用することで、契約書の作成から締結、管理までのプロセスが大幅に効率化されます。特に、テンプレート機能やAIによるリスク検知などのツールを活用することで、契約書の作成は迅速かつ正確に行えるようになります。このように、無駄な時間を削減することで、企業全体の業務効率が向上します。
2. コスト削減
契約業務をクラウドに移行することにより、印紙税や送料などのコストを削減できます。また、物理的な保管場所を必要とせず、管理コストも軽減されます。これにより、中小企業やスタートアップにとっても導入しやすい環境が整います。
3. アクセス性と柔軟性
クラウド契約書サービスはインターネットを介していつでもどこでもアクセスできるため、オフィス内外での利便性が向上します。リモートワークや外出先での契約業務もスムーズに行えるため、柔軟な働き方が実現します。
4. コンパイアンスの強化
契約書業務がデジタル化されることで、証跡の記録や承認履歴が明確になります。これにより、コンプライアンス対策が強化され、不適切な契約や誤った手続きを防ぐことができるのです。法律や規制の変更に対しても迅速に対応できる体制が整います。
5. 契約の可視化と管理
クラウド契約書サービスでは、契約内容がすべてデジタルで管理されるため、契約の内容や期限などを容易に確認できます。文書の検索性も高まり、契約更新やトラブル防止に役立つ通知機能も提供されています。これにより、契約管理業務が一層効率的に行えるようになります。
クラウド契約書サービスの導入は、企業の契約業務に革新をもたらす要素であり、競争力を高めるための重要なステップとなります。
3. 自動契約書作成の主な機能
自動契約書作成システムは、契約書の作成や管理を効率化するために設計された多機能なツールです。ここでは、特に重要な機能を詳しく説明します。
テンプレートの活用
契約書を初めから作成する手間を省くため、多くの自動契約書作成システムでは豊富なテンプレートが用意されています。ユーザーは必要な情報を入力することで、業種や契約の種類に応じた契約書を短時間で作成できます。これにより、特定の業界ニーズに迅速に対応することが可能です。
AIによるリスク分析
契約書には見逃されやすいリスクが存在しますが、AI搭載のシステムを使用することで契約書内の不利な条項や欠落している重要な情報を素早く検出することができます。これにより、潜在的な問題を事前に特定し、契約書の不備を未然に防ぐことができます。
条文検索機能
契約書の変更が必要な場合、過去の契約書や条文を参考にすることが非常に重要です。自動契約書作成システムには、必要な条文を迅速に検索して表示できる機能があります。これにより、ユーザーは適時に適切な修正を行い、スムーズに契約書を更新できます。
進捗管理機能
契約書の作成や承認状況を可視化する機能も役立ちます。この機能を使うことで、契約交渉の各段階の進捗を把握し、関係者と情報を簡単に共有できます。また、更新履歴を追跡できるため、誰がどのタイミングで内容を変更したかが明確になり、透明性が高まります。
一元管理の情報システム
締結済みの契約書はPDF形式などでシステム内に整理され、関連情報が統合管理されます。これにより、必要な情報を迅速に検索・抽出することができ、契約書の管理が一層容易になります。契約書の散逸を防ぎ、重要なデータを安全に保存する環境が整います。
更新のリマインダー機能
契約書の更新期限が迫ると、自動で通知が行われる機能もあり、関係者に更新を促す連絡が送信されます。この機能により、契約書の更新漏れを防ぎ、法的なリスクを低減できます。
これらの機能を活用することで、企業は契約書関連の業務を効果的に効率化し、迅速かつ正確に契約書を作成・管理することが可能になります。自動契約書作成システムの導入は、業務負担の軽減やリスク管理に大いに貢献します。
4. 自社の課題に合わせたツールの選び方
契約書作成ツールを選ぶ際には、自社の特有の課題を明確に把握した上で、適切な機能を備えたツールを選定することが非常に重要です。以下に、自社の課題に合わせたツールの選び方のポイントを詳しく解説します。
課題の特定
まずは、あなたの会社が抱えている具体的な課題をリストアップしましょう。たとえば、以下のような点が考えられます。
- 契約書の管理が煩雑：契約書が紙ベースである場合、紛失や見落としのリスクが高まります。
- レビューの効率が悪い：担当者ごとにレビュー品質にばらつきがあると、業務に悪影響を与えかねません。
- 電子契約への移行が進んでいない：アナログ対応の習慣が根付いている場合、デジタル化の抵抗感があったりします。
機能の優先順位を決める
自社の課題に基づき、どの機能が必要なのかを優先順位として明確にしましょう。以下のような機能を考慮できます。
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契約書管理機能
膨大な契約書の中から必要なものを迅速に検索・取得できる機能が必須です。自動入力や全文検索機能を持ったシステムが望ましいです。 -
レビュー支援機能
担当者の負担を軽減し、レビューの品質を標準化するために、AIを活用したレビュー支援が効果的です。これにより、業務効率が向上します。 -
電子契約機能
契約の作成から締結までを一貫して行える電子契約機能があれば、業務プロセスが大幅にスピードアップします。
ツールの特性を比較する
機能の優先順位を決めたら、具体的なツールを比較します。以下の観点から検討してみてください。
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コスト
各ツールの導入コストや運用コストを比較し、予算に適したものを選びます。 -
サポート体制
ツール導入後、システムの使い方やトラブルシューティングについてのサポートがどのようになっているかを確認します。マニュアルや問い合わせ窓口が充実しているかも重要です。 -
セキュリティ
契約書の取り扱いには機密性が求められるため、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能もしっかり確認しておく必要があります。
テストを行う
適切なツールが見つかったら、できれば無料トライアルを利用して実際に使ってみることをおすすめします。この段階で、実際の業務にどれほどフィットするか、使い勝手や機能性を確認します。トライアルを通じて、従業員のフィードバックも得られれば、最終的な選定がさらにスムーズになります。
5. おすすめの自動契約書作成ツール
現代のビジネスシーンにおいて、自動契約書作成ツールは効率性を高めるための重要なリソースとなっています。ここでは、特に優れたツールをいくつか紹介し、それぞれの特性を丁寧に解説します。
5.1. ContractS CLM
概要
ContractS CLMは、契約書の生成、締結及び管理に特化した総合的なマネジメントシステムです。紙の契約にも対応でき、既存の文書をデジタル化することで作業の効率化を図ります。また、他社で締結された契約書もひとつのプラットフォームで管理できるため、非常に柔軟な運用が実現可能です。
5.2. GVA assist
概要
GVA assistは、AI技術を活用した契約書審査支援ツールです。250を超える審査に関する知識ベースを持ち、自社の基準に基づいたリスクの検出や修正を行うことができるため、法務部門の業務負担を軽減することが期待できます。
5.3. マネーフォワード クラウド契約
概要
マネーフォワードが提供するクラウド契約は、豊富な機能を備えた電子契約専用のツールです。日本国内で広く利用されており、コストパフォーマンスにも優れています。操作がシンプルで、小規模なチームでも契約の電子化を容易に進めることができます。
5.4. クラウドサイン
概要
NECグループのクラウドサインは、契約書の生成から締結までをオンラインで行うことができる便利なサービスです。このツールは、契約書の検索や確認が容易であり、時間がかかる作業を大幅に効率化することができます。
5.5. Great Sign
概要
Great Signは、契約の生成、締結、管理が一貫して行える電子契約サービスです。電子帳簿保存法に則った運用が可能で、安全性が高く、操作もシンプルです。複雑な契約書作成プロセスを簡素化する有効な手段を提供します。
5.6. freeeサイン
概要
freeeサインを利用すると、オンラインで契約書の作成、締結、管理が完結します。多種多様なテンプレートを活用でき、契約の種類に合わせたカスタマイズも容易です。また、ワークフロー設定にも対応し、業務プロセスの最適化に寄与します。
これらの自動契約書作成ツールはそれぞれ独自の特徴と機能を持っており、自社のニーズにマッチした最適なツールを選ぶことが重要です。
まとめ
自動契約書作成ツールの導入は、企業の契約業務の大幅な効率化と生産性の向上を実現します。テンプレートの活用やAI分析機能、管理機能など、多様な機能を活用することで、ミスの削減、コスト削減、情報の一元管理など、様々なメリットが得られます。自社の抱える課題に合わせて適切なツールを慎重に検討し、導入することで、契約業務の最適化と企業の競争力強化につながるでしょう。
